SPTW: sem público, eventos tiveram que se reinventar

A Vida no Centro

Em parceria com A Vida no Centro, série SPTW traz reportagens sobre inovação e empreendedorismo durante a São Paulo Tech Week

O mercado de eventos, que sempre se baseou no encontro entre as pessoas, foi um dos setores que mais sofreu com a pandemia e a necessidade de isolamento social. Depois da paradeira inicial, no entanto, o mercado começou a se voltar para o online – como é o caso da própria São Paulo Tech Week, que neste ano será totalmente digital.

A migração para o digital resolveu e até ajudou na questão do acesso do público, especialmente em eventos de debates, que podiam ser transmitidos e vistos a partir da casa da pessoas. Mas, como setor econômico, as perdas foram grandes. São cerca de 50 segmentos em toda a cadeia, como organizadores, produtores de estandes, fornecedores de brindes, decoradores e buffets, além de outros profissionais. E muitos não conseguiram voltar ao mercado, já que a atuação deles dependia dos eventos com público.

Mercado se adapta ao digital

Mas uma parte conseguiu se adaptar ao novo cenário e está reagindo. A Sympla, plataforma de venda de ingressos, por exemplo, investiu numa parceria com o Zoom e criou uma área para eventos digitais, inclusive culturais.

Lilian Natal, 38 anos, curadora da SPTW em comunidades e head de Startups & Community da Distrito, conta que foi um susto enorme ver os eventos presenciais sendo cancelados, mas logo o mercado se voltou para o online.

A Distrito não investia muito no YouTube, mas logo percebeu que era preciso investir no canal onde os eventos passaram a ser transmitidos. Com isso, chegou a produzir mais de 50 num único mês.

Além do online, outros modelos já começam a ser criados. Além de protocolos de segurança como álcool em gel, marcação de lugares e obrigatoriedade do uso de máscaras, pequenas reuniões presenciais, com buffets distribuindo refeições separadas.

Camila Florentino, 30 anos, é fundadora da Celebrar, uma plataforma que conecta fornecedores a grandes empresas para organização de eventos e conta que, em março, num período de seis horas, cancelou 39 deles e viu o faturamento cair de R$200 mil para R$9 mil. “Estávamos fazendo mais de 60 eventos por mês até fevereiro e passamos a realizar dois ou três online e algumas entregas”, conta ela.

A decisão que ela tomou, junto com as sócias, foi de manter o negócio mesmo sem faturar, mas sem se endividar na pessoa física. Como uma startup, usaram a capacidade de se adaptar e fizeram um “planejamento do fracasso”, reduzindo custos e o próprio salário para garantir a sobrevivência da empresa.

A partir dessas mudanças, a solução foi inovar, realizando testes de entregas de experiências na casa das pessoas para eventos online. Ou seja, entregar valor de uma forma diferente. Os próprios fornecedores começaram a entrar em contato com a empresa, distribuindo kits preparados por buffets e brindes na casa das pessoas. Entre abril e outubro, a empresa conseguiu crescer em média 42% por mês e em novembro já estava realizando dez eventos presenciais por mês, pequenos e dentro do que é permitido pelos protocolos de saúde.

“O mercado de eventos é muito amplo, você pode trabalhar em diversas frentes. Quando veio a pandemia, fiquei muito ansiosa para ver o que iria se solucionar. É uma área muito volátil, o profissional trabalha para evitar problemas e erros e esse olhar fez com que surgisse muita inovação na área”, diz Adriana Giglio, 37 anos, fundadora da Bold Eventos Estratégicos, especializada em eventos de empreendedorismo e atende startups de diversos segmentos.

Adriana ressalta que houve um aprendizado muito grande em relação a transmissões online. “Não é simplesmente você pegar o formato do evento presencial e transmitir tudo. A estrutura é completamente diferente. Você tem que pensar em toda a experiência, é preciso compreender que existem outras concorrências que a pessoa encontra online e que o tempo em frente a tela pode ser cansativo”, explica.

Nesse contexto, outras demandas foram surgindo. Se gastos com locação de espaço, logística de palestrantes, alimentação e cenografia diminuíram drasticamente, surgiram outras. É preciso garantir uma boa estrutura em eventos online também, o que provocou um boom de plataformas que proporcionam experiências com ambiente virtual e 3D e até as mesmas vivências de um evento presencial, permitindo que o usuário se aproxime de outro e iniciem uma conversa em tempo real.

Tecnologias que já estavam disponíveis no mercado também passaram a ser usadas de outra forma, como o QR Code, um recurso antigo que era pouco usado, usado em materiais impressos levando para um link online. Uma das aplicações usada por Camila Florentino foi o envio de caixas com ingredientes, que podiam ser preparados pelos participantes a partir de um vídeo gravado por um chef – acessado pelo código. “Tivemos um evento online, em que todos estavam comendo a mesma coisa só que preparados por elas mesmas”, conta Camila.